Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak wygląda codzienność spedytora działającego na arenie międzynarodowej? Jak przebiega organizacja globalnego transportu? Jakie umiejętności są niezbędne, aby sprostać wyzwaniom tego zawodu?
Zapraszamy na wywiad z Kasią Rachwalską, która przedstawi nam kulisy pracy Spedytora Międzynarodowego.
Kasia: Kasiu, dziękuję, że zgodziłaś się porozmawiać ze mną o swojej pracy.
Kasia: Dziękuję za zaproszenie.
Kasia: Zacznijmy od Twojego doświadczenia.
Jak długo pracujesz w Citronex Energy na stanowisku Spedytora Międzynarodowego?
Kasia: Jestem w firmie ponad 3 lata. Wcześniej pracowałam w agencji celnej na granicy.
Kasia: Jak wyglądały Twoje początki w Spedycji?
Kasia: Oj, było bardzo trudno. Przerażało mnie duże tempo pracy, dużo procedur, ilość zadań. Kiedy mi się wydawało, że już coś wiem i potrafię, dostawałam strzała, przyszła jakaś nietypowa sytuacja, z którą musiałam sobie poradzić i znowu jakbym zaczynała od początku. Dzisiaj uważam, że my w Dziale Spedycji cały czas doświadczamy czegoś nowego, nie ma znaczenia czy pracuje ktoś 3 lata, czy 7 lat. Każda sytuacja jest inna.
Kasia: To na czym polega Twoja praca?
Kasia: Praca Spedytora Międzynarodowego polega głównie na organizowaniu transportu towarów na terenie różnych krajów. Musimy koordynować wszystkie etapy tego procesu, od załadunku po dostarczenie towaru do klienta w konkretnym terminie uwzględniając czas pracy Kierowcy, miejsce, w którym znajduje się auto, czas, w którym musi być dostarczony ładunek. Ważne jest, aby wszystko było zgodne z przepisami i terminami. To powoduje, że praca Spedytora wiąże się z dużą odpowiedzialnością za ładunek, za dowóz na czas, w odpowiedniej temperaturze. To jest też odpowiedzialność za drugiego człowieka, a konkretnie za Kierowcę.
Kasia: Jak wygląda typowy dzień w pracy Spedytora?
Kasia: Każdy dzień jest inny, co jest jedną z rzeczy, które uwielbiam w tej pracy. W biurze pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00, ale nasza praca nie kończy się o 16:00. Jesteśmy pod telefonem po południu, wieczorem, w weekendy. Zdarzają się różne sytuacje i potrzeba na nie zareagować. Lubię przychodzić do biura wcześniej, aby się mentalnie przygotować. Zaczynam dzień od sprawdzenia aktualnych zleceń i priorytetów. Sprawdzam kody miejsc, w których znajdują się auta. Przygotowuję listę moich samochodów i wysyłam ją do planisty, który dopasowuje ładunek do auta.
Kasia: Jak weryfikujesz dane, których potrzebujesz?
Kasia: Sprawdzam je w systemie GPS. Pracujemy na programie Transics. Widzę w nim położenie każdego auta, czas pracy kierowcy, kiedy ruszył, ile ma pauzy. Jeżeli mam jakąś wątpliwość kontaktuję się z kierowcą, sprawdzam, czy nie ma problemów na trasie, czy mu się nic nie stało. Dużo czasu spędzam na telefonie i przy komputerze, koordynując dostawę.
Kasia : W jakich krajach prowadzisz Kierowców?
Kasia: Niemcy, Austria, Francja, Szwajcaria, Włochy, Anglia, kraje Beneluksu.
Kasia: Ilu Kierowców prowadzisz?
Kasia: Obecnie mam 20 Kierowców. Czasem jest ich 18 a czasem 23.
Kasia: Co w Waszej współpracy jest najważniejsze, żeby była efektywna?
Kasia: Współpraca z kierowcami jest kluczowa. To oni są w trasie, bez ich zaangażowania i informacji od nich nie mogłabym skutecznie pracować. Ważne jest, aby mieć z nimi dobrą komunikację, wzajemne rozumienie i zaufanie.
Dobre relacje są nieocenione. Spedytor musi też być konkretny w komunikacji, żeby Kierowca miał pewność, że wszystko jest pod kontrolą. To daje mu poczucie bezpieczeństwa i pomaga w rozwiązywaniu problemów na trasie. Często trzeba szybko reagować na niespodziewane sytuacje, takie jak korki czy awarie.
Kasia: Jakie jeszcze umiejętności poza komunikatywnością są potrzebne, aby odnosić sukcesy jako spedytor?
Kasia: Na pewno trzeba być dobrze zorganizowanym i umieć pracować pod presją czasu. Otwartość i umiejętność negocjacji są również bardzo ważne, ponieważ codziennie współpracujemy z różnymi ludźmi i klientami. Kluczowa jest też znajomość języków obcych, szczególnie angielskiego, ale przyda się także niemiecki, francuski czy włoski. Języki obce ułatwiają kontakt z zagranicznymi klientami i partnerami.
Do tego dochodzi znajomość przepisów transportowych i umiejętność szybkiego podejmowania decyzji.
Kasia: A co jest największym wyzwaniem dla Ciebie?
Kasia: Największym wyzwaniem jest chyba zachowanie spokoju. Ta praca jest nieprzewidywalna. Nigdy nie wiadomo, co się może wydarzyć – od opóźnień po awarie, wypadki, zasłabnięcia, tragedie życia osobistego Kierowcy i potrzebę szybkiego ściągnięcia go z trasy do domu. To wymaga szybkiego reagowania i opanowania. Pracuję z ludźmi o różnych charakterach. W komunikacji z nimi muszę być trochę psychologiem, cierpliwie wysłuchać, zrozumieć, dać rozwiązanie. Stresujące mogą być również sytuacje, kiedy klienci są niezadowoleni z opóźnień czy problemów.
Kasia: Wspomniałaś, że jest to praca pod presją czasu, co wiąże się często ze stresem. Jak sobie z tym radzisz?
Kasia: To prawda, stres jest częścią tej pracy.
Staram się dbać o równowagę między pracą a życiem prywatnym. Po pracy lubię się zrelaksować na spacerze albo przy dobrej książce. Tak się wyciszam. A w pracy mogę w trudnych sytuacjach liczyć na zespół.
Kasia: A co sprawia Ci największą przyjemność w tej pracy?
Kasia: Uwielbiam to, że cały czas coś się dzieje.
U nas jest głośno, nie ma nudy. Moja praca jest dynamiczna i różnorodna – każdy dzień przynosi nowe wyzwania. Często pracujemy w dużych emocjach, ale się lubimy i nawet jeśli coś zazgrzyta między nami, za 10 minut idziemy razem na kawę. Te emocje wynikają z faktu, że każdy ma swoje priorytety i wie, że musi się wywiązać z zadania. Pamiętam, jak w czasach Covidu pracowaliśmy zdalnie. Źle wspominam ten czas. Brakowało mi ludzi, tego hałasu, ich energii. Wiem też, że jeżeli coś się dzieje, to nie zostaniesz z tym sama, my sobie nawzajem pomagamy. Bardzo lubię tych ludzi.
To ważne, że możemy na siebie liczyć i dzielić się rozwiązaniami w trudnych momentach.
Kasia: A jakie rady dałabyś młodym osobom, które myślą o karierze w spedycji?
Kasia: Przede wszystkim ważne są chęci. Jeżeli marzysz o takiej pracy, to próbuj. Polecam zdobycie wiedzy na temat logistyki i transportu. Praktyki i staże są świetnym sposobem na poznanie tej branży od środka.
Koniecznie rozwijaj komunikację w języku obcym, kluczowy jest tutaj język angielski. Ważne jest też rozwijanie umiejętności miękkich, takich jak komunikacja, bo to jest pracaz człowiekiem.
Kasia: Kasiu, dziękuję, że zabrałaś nas do Twojego świata Spedycji i podzieliłaś się swoją perspektywą.
Kasia: Dziękuję, to była przyjemność.
Od 3 lat jest związana z Citronex Trans Energy, gdzie pełni rolę Spedytora Międzynarodowego. Odpowiada za prowadzenie 20 kierowców na trasach w całej Europie, zapewniając płynność i efektywność międzynarodowych operacji transportowych. Jej doświadczenie i umiejętności organizacyjne są kluczowe dla sukcesu całego zespołu.
